Использование личного транспорта для работы:что нужно знать

Некоторые из нас владеют малым бизнесом или работают на него, и ничего не поделаешь, что это может потребовать от нас делать больше, чем просто приходить на работу. Вас могут попросить выполнить поручения, пойти на встречи или другие мероприятия, которые проводятся за пределами офиса. Как правило, использование личного транспорта для работы требует чуть больше бензина. Это должно быть хорошо, если вам нужно делать это только время от времени. Но при регулярном использовании личного транспорта для выполнения деловых поручений, встреч с клиентами или других поездок между офисами компании необходимо учитывать больше факторов.

Что делать, если я использую свой личный автомобиль для работы?

• Страховой аспект

Если вы используете свое транспортное средство для целей, отличных от поездок на работу и с работы, вы должны знать о любых требованиях по страхованию, чтобы избежать проблем. Коммерческое страхование может быть необходимо в зависимости от типа использования и требуемого количества вождения. Ваша личная автомобильная страховка, за исключением случаев, может быть достаточной для покрытия использования вашего личного автомобиля в коммерческих целях; но вы никогда не должны предполагать, что вы защищены, не посоветовавшись сначала со своей страховой компанией. Если вас остановят полицейские, это поможет вам избежать головной боли, связанной с отклоненными требованиями и огромными штрафами за недостаточное страховое покрытие.

Любая компания, которая разрешает или принуждает работников использовать свои личные транспортные средства в служебных целях, должна либо отдельно получить страхование наемных и не принадлежащих им транспортных средств, либо добавить его в существующую автомобильную политику. Несобственное страхование защищает транспортные средства, принадлежащие сотрудникам, но эксплуатируемые от имени фирмы, тогда как наемное страхование защищает транспортные средства, не принадлежащие компании или водителю. Эта страховка дополняет личный автомобильный полис водителя, который обычно активируется первым в случае аварии. Эти страховки часто страхуют только компанию, а не автомобиль или водителя, за низкие ежегодные взносы.

Страхование ответственности для несобственных и арендованных транспортных средств покрывает телесные повреждения и материальный ущерб, причиненный арендованным транспортным средством (включая арендованные или взятые напрокат транспортные средства) или не принадлежащими вам транспортными средствами (транспортными средствами, принадлежащими другим лицам, включая транспортные средства, принадлежащие сотрудникам). Это покрытие обычно добавляется к полису служебного транспортного средства, но если у компаний его нет, его можно добавить к полису общей ответственности. Он защищает компанию, если она несет юридическую ответственность в результате автомобильной аварии, вызванной владельцами бизнеса или сотрудником, когда они находились в командировках компании на арендованном или чужом транспортном средстве.

• Пробег, износ:

Количество вождения, необходимое для деловых целей, должно быть тщательно продумано. Вы увеличиваете износ своего автомобиля, а также используете больше топлива во время поездки. Это может потребовать дополнительного обслуживания, такого как замена шин, замена масла и настройка, среди прочего. Большинство корпораций не платят вам за любой износ вашего автомобиля, который происходит, когда он используется для бизнеса. Прежде чем принять решение об использовании собственного автомобиля в профессиональных целях, узнайте у своего работодателя, возмещают ли они расходы на пробег, а также износ.

Если сотрудник обязан использовать свой собственный автомобиль для работы, работодатель обязан компенсировать ему расходы на транспортное средство в соответствии с Трудовым кодексом штата Калифорния 2802. Поездка на работу и с работы не включена.

Работодатель может оплатить работнику расходы на транспортное средство тремя способами. В соответствии со стандартными ставками IRS за пробег, работодатель должен компенсировать работнику по ставке 0,54 доллара за милю, пройденную при использовании метода возмещения за пробег. Каждая миля, пройденная сотрудником, должна быть записана и доведена до сведения их компании. Топливо, техническое обслуживание, страхование, лицензирование и регистрация, а также все другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, покрываются этим возмещением. Текущие рекомендации по возмещению расходов на милю составляют от 50,5 до 58,5 центов за милю.

Второй метод, метод фактических расходов, представляет собой подход к отслеживанию точных затрат на использование личных транспортных средств в служебных целях. Хотя этот метод довольно точен, он менее широко используется из-за сложности и времени, затрачиваемого на его расчет.

Метод единовременной выплаты — это единый метод оплаты, при котором работодатель выплачивает работнику единовременную сумму за расходы на автомобиль и не требует от работника документального подтверждения километров, пройденных в служебных целях. Согласно Трудовому кодексу Калифорнии 2802, единовременная выплата должна покрывать фактические расходы при использовании личного транспорта для работы. Вы можете легко провести собственное исследование местного трудового кодекса.

Когда наступает налоговый сезон, большинство людей, использующих личный транспорт для работы, предпочитают вычитать пробег, а не детализированные расходы. Если это ваш первый год с автомобилем, вы можете делать заметки и сохранять квитанции в поддержку любого из трех методов, а затем решить в конце года, какой вариант является лучшим.

• Аспект ответственности

Вы будете привлечены к ответственности, если вы используете свой личный автомобиль для перевозки коммерческих вещей. В некоторых ситуациях может быть хорошей идеей застраховать ваши вещи, пока они находятся в пути. Даже если ваша фирма не требует страховки для перевозки продуктов, защита от повреждений или утери может быть в ваших интересах. Во время вождения может случиться что угодно, и вы можете избежать замены или ремонта поврежденного или утерянного имущества.

Стоит ли использовать личный автомобиль для работы?

Чтобы определить, стоит ли использовать личный транспорт для работы, давайте обсудим различные преимущества и недостатки, которые это влечет за собой:

Если вы думаете о том, чтобы использовать свой автомобиль для работы, обратите внимание на несколько преимуществ.

Налоговые льготы

Не все факторы неблагоприятны. Налоговые вычеты являются преимуществом использования личного автомобиля для бизнеса. Вы можете претендовать на налоговый вычет за количество миль, которые вы проехали только в деловых целях. Даже если вы живете далеко от работы, вы не можете потребовать оплату автомобиля за проезд между домом и работой или наоборот. Если ваша компания компенсирует вам те же расходы, вы не можете указать их в своей налоговой декларации. Требуйте его только в том случае, если вы заплатили за него из собственного кармана.

Вычеты за транспортное средство, связанные с работой, являются частым видом вычета, который нетрудно заявить надлежащим образом. Если вы путешествуете по делам в течение дня или ночи, едете на связанные с работой конференции или встречи, которые не проводятся на вашем обычном месте работы, или путешествуете между двумя местами работы, если ни одно из них не является вашим домом, вы можете потребовать возмещения расходов на автомобиль.

То же самое верно, если вы едете из дома на рабочее место, которое не является вашим обычным местом работы, а затем обратно домой, или если вы едете из дома на рабочее место, которое не является вашим обычным местом работы, а затем обратно в свое обычное место. место работы или непосредственно домой. Вы также можете заявить о расходах на автомобиль, если вы работаете на нескольких объектах каждый день и должны проезжать между ними, прежде чем вернуться домой, или если вам необходимо перевозить громоздкие или тяжелые предметы или оборудование на работу и с работы и не можете хранить их на работе.

Ежегодно IRS публикует стандартную норму пробега. Сумма, которую вы можете вычесть в 2021 году, составляет 56 центов за милю, по сравнению с 57,5 ​​центов за милю в 2020 году. Например, если вы проехали 4500 миль в 2020 году, ваш вычет составит 2587,50 долларов США.

Вы не можете вычесть фактические расходы на транспортное средство, такие как техническое обслуживание, ремонт, бензин, замену масла, страховку, арендные платежи и амортизацию, если вы используете обычный подход с учетом пробега. Эти расходы уже учтены в ставке пробега IRS. Вычету подлежат только расходы, не включенные в обычную ставку пробега, такие как проценты по кредиту на автомобиль (распределенные между служебным и личным использованием), плата за парковку и дорожные сборы за проезд по работе.

Другой способ, как уже упоминалось, заключается в использовании метода фактических расходов. Это основано на фактических расходах на автомобиль, которые вы понесли. В эту цифру включены бензин, замена масла, шины, мойка автомобилей, страховка, регистрационные сборы, лизинговые платежи и амортизация.

 

Путешествуйте с комфортом

Для некоторых людей обучение вождению нового автомобиля может быть трудным, а вождение автомобиля, который им не принадлежит, может вызывать стресс. Таким образом, они могут захотеть выполнять деловые поручения на своем личном автомобиле, а не на автомобиле компании.

Поездка на работу на личном автомобиле также позволяет им брать с собой детей, партнера или других членов семьи. Вы даже можете оставить их по дороге на работу и провести с ними время во время путешествия.

Недостатки использования личного транспорта для работы

Между тем, недостатки вождения для работы включают следующие моменты, которые следует учитывать.

Вам может потребоваться дополнительное страховое покрытие, если вы используете свой автомобиль для бизнеса более 50% времени. Ваш автостраховщик классифицирует ваш автомобиль как коммерческий. Это означает, что вам понадобится покрытие бизнес-автомобилей в вашем страховом полисе. В этом случае может быть целесообразно использовать служебный автомобиль или приобрести его через свой бизнес, если он у вас есть.

Вы увеличиваете пробег своей машины. Мили есть мили, будь то личные или деловые, а транспортные средства имеют ограниченный срок службы. Когда вы ездите на автомобиле и по работе, и для удовольствия, вы проедете на нем больше миль, чем в противном случае, что сократит срок его службы.

В конечном счете, используете ли вы свой собственный автомобиль для бизнеса, арендуете корпоративный автомобиль или покупаете собственный автомобиль в качестве бизнес-актива, зависит от ваших вкусов и использования. Если вы много ездите по делам, вероятно, стоит использовать служебный автомобиль, на который также распространяется страховой полис компании. Проконсультируйтесь со своим работодателем, бухгалтером и страховой компанией, чтобы определить наилучший вариант для вас.

Какие транспортные средства подлежат списанию налога?

Раздел 179 Налогового кодекса США позволяет владельцам бизнеса немедленно вычитать расходы на приобретение амортизируемого бизнес-оборудования, а не капитализировать и амортизировать актив с течением времени. Если часть оборудования приобретена или профинансирована, и вся покупная цена подлежит вычету, можно воспользоваться вычетом по Разделу 179.

Легковые автомобили, тяжелые внедорожники, грузовики и фургоны, которые используются не менее 50% времени по причинам, связанным с бизнесом, имеют право на налоговый вычет по Разделу 179. Например, служба очистки бассейнов может вычесть стоимость нового пикапа, который используется для перевозки клиентов к дому и обратно.

Однако вы должны знать о существовании Ограничения на автомобили класса люкс. Это годовой предел амортизации автомобиля класса люкс, используемого в коммерческих целях. Эта сумма ежегодно корректируется с учетом инфляции. Ограничения на роскошные автомобили установлены для ограничения типа и суммы денег, которые корпорации тратят на роскошные автомобили для целей налогообложения.

Автомобили класса люкс делятся на различные категории, каждая из которых имеет свой собственный график амортизации. Важно отметить, что IRS использует термин «автомобиль класса люкс» вольно, определяя его как транспортное средство с четырьмя колесами, которое в основном используется на дорогах общего пользования и имеет полную массу без нагрузки 6000 фунтов или меньше. 4 Это не относится к конкретной модели автомобиля. Существуют также отдельные ограничения для больших внедорожников, фургонов и пикапов.

Независимо от того, используете ли вы личные транспортные средства исключительно для работы или как для личных, так и для рабочих целей, подумайте обо всем, что с этим связано. Обратитесь в свою страховую компанию, чтобы узнать, есть ли какие-либо требования. Свяжитесь с вашей компанией, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо программы возмещения расходов или потребности в страховании ответственности. Если вы собираетесь использовать автомобиль в личных целях, возможно, вам лучше приобрести автомобиль, предназначенный исключительно для служебного использования.

Характер деятельности компании, такой как доставка товаров, продаваемых непосредственно на дом клиентам, часто требует, чтобы бригада состояла из сотрудников, у которых есть собственный транспорт, такой как автомобиль или мотоцикл. С другой стороны, работодатель не может принудительно и без компенсации распоряжаться имуществом работника.